Katalogisering Katalogisering

Global  ändring av exemplar

Fönster: Global ändring av exemplar
Rutinen nås via: Arbeta med - Exemplar, Funktioner - Global ändring av exemplar

Rutinen är uppbyggd så att man först söker fram de exemplar som man vill göra ändring för, markerar de exemplar som ska ändras, anger vilka uppgifter som ska ändras eller läggas till.
Rutinen finns under Funktioner – Global ändring av exemplar.
OBS! Behörighet till rutinen styrs av inställning för Exemplarändringar.

En av utgångspunkterna är att man, genom att systematiskt gå igenom sitt bestånd, ska kunna se till att de uppgifter om exemplar man har i sitt system fungerar korrekt och ge personal och låntagare riktig information, inte minst om exemplarens placering.

Rutinen består av fyra steg:
1.    Sök ut det material som ska påverkas i Exemplarrutinen.
2.    Markera/avmarkera så att exemplar som ska påverkas är markerade.
3.    Ange vilka uppgifter som ska ändras på exemplaren
4.    Klicka på Verkställ för att utföra ändringarna.

Utsökning
Utsökning kan göras med kombinationer av alla de sökvillkor som finns i exemplarrutinen (Ctrl+6) på fliken z-Sökvillkor.
En särskild hantering är gjord för att i två steg kunna göra en sökning som:
1.    Först görs i katalogen
2.    Därefter fortsätts genom sekundär sökning i exemplarrutinen genom att markera kryssrutan Inkl framsökta katalogposter.
Exempel: Först i katalogen söka fram alla katalogposter med viss medietyp. Därefter söka de exemplar knutna till den medietypen som har viss låneperiod.

Tänk på:
•    Sökning på fältet Kommentar har tillkommit. Sökningen genomförs i full fritext med automatik såväl vänster- som högertrunkering.
•    Sökning på Hyllsignum kan utföras:
o    Exakt – genom att age ett viss hyllsignum.
o    Högertrunkerat – genom att markera kryssrutan Trunkerad sökning.
o    Exemplar utan hyllsignum – genom att markera kryssrutan Hyllsignum saknas.
•    Exemplar utan lokal placering kan göras – genom att markera kryssrutan Lokal placering saknas.


Några vanliga frågor
Vad innebär egentligen alternativen för sökning av lånat/återlämnas i exemplarsökningen?

I princip all informationhämtas här från exemplarhistoriken.
•    Utlånade
Exemplar som är utlånade just nu och som har datum för utlån inom angivet intervall.
OBS! Omlån kan ha gjorts utanför intervallet!
Enbart kryssmarkering i rutan betyder att man vill se alla exemplar utlånade just nu.
•    Ej utlånad
Betyder exemplar som på hyllan just nu, d.v.s.  t.ex. ett inverteringsunderlag.
•    Återlämnade
Betyder exemplar återlämnade inom angivet intervall. Utan tidsintervall visas alla exemplar som blivit återlämnade.
OBS! Exemplaret kan ha lånats ut igen.
TIPS ! Kan med fördel användas om man vill ha statistik över återlämningar en viss dag eller under en viss period.
•    Ej lånade
Betyder exemplar som inte har någon registrering som utlånade under angiven period. Saknas utlåningsdatum kontrolleras Transaktionsdatum. Utan tidsintervall visas alla exemplar utan utlån eller transaktionsdatum.
•    Tillfälligt lokaliserade
Tar fram enbart exemplar som är tillfälligt omlokaliserade.

 

Markera för ändring
I det primära resultatet är inga exemplar märkta för ändring av säkerhetsskäl. Om alla ska ändras kan samtliga markeras via knappen Markera alla.

Ska enbart vissa markeras sker det genom att klicka i kryssrutan för de exemplar som ska påverkas.
Tänk på att om få ska undantas kan det vara enklast att först markera alla och sedan avmarkera exemplar som ska undantas.

Definiera vad som ska ändras
Sedan de exemplar som ska påvekas har markerats ska de nya värden som ska gälla anges.
Uppgifter som inte ska påverkas lämnas blanka och enbart fält som ska läggas till eller ändras behöver väljas.
OBS!
För att välja Lokal placering eller Avdelning måste först Enhet väljas. Detta beror på att uppgifter om vilka avdelningar och lokala placeringar som får användas är knutet till varje enskild enhet!

Flera uppgifter kan ändras samtidigt.
Ändringarna genomförs enbart på de exemplarposter som är framsökta och markerade.


Verkställ ändringar
Klicka på Verkställ för att genomföra ändringarna.
Hur lång tid det tar att genomföra ändringarna varierar och beror i mycket stor utsträckning på hur många exemplar som ska ändras.
Medan ändringar genomförs visas en animering över förloppet. Medan det pågår kan inget annat arbete utföras i LIBRA.SE. på aktuell pc.


Exempel på användning
•    Söka fram exemplar som är magasinerade, men som inte har fått magasinsmärkning. Lätt att missa och en åtgärd som nog ska göras regelbundet.
•    Söka fram och ändra exemplar som felaktigt knutits till lokal placering som inte ska användas. (Kan finnas rester kvar sedan Libra III där det lätt kunde bli så)
•    Kontrollera och eventuellt ändra exemplar som har fått felaktig låneperiod knuten till sig.
•    Söka fram avdelningar, lokala placeringar, låneperioder … som har få eller inga exemplar knutna till sig för att kunna ta bort dessa och få bättre överskådlighet.
•    Söka fram statusmärkta exemplar för ändring.
•    Söka fram exemplar som från Libra III saknar hyllsignum. Särskilt lämplig att kombinera med en primär katalogsökning.
•    Söka fram exemplar på enheter som inte har lika långt gående uppdelning av hyllsignaturer som ursprungligen funnits i 852 h-fältet.
•    Hitta t.ex. exemplar som tillhör katalogposter med en viss medietyp som kanske felaktigt har knutits till låneperiod som inte är avsedd för det.
•    Generellt att söka på kombinationer av uppgifter som inte ska användas.

OBS!  Använd funktionen med eftertanke. Det kan i princip vara omöjligt att hitta exemplar som av misstag har ändrats till något icke avsett!