Förnyelse av prenumerationer: fönsterbeskrivning

Fönstret nås via: Arbeta med - Förnya prenumerationer
Kortkommando: Ctrl + Y
Fönsterrubriker: Förnya beställningar
Funktioner: Söka fram tidigare tidskriftsbeställningar
                      Förnya beställningar för kommande år

Fönstret består av tre delar:

• Sökdel för att ta fram beställningar som ska behandlas
• Träfflista med möjlighet att markera för förnyad beställning
• Detaljuppgifter som ska knytas till de nya beställningarna. 

Nedan beskrivs detaljerna i de olika delarna.
 

Sök beställningar

Här kan de löpande beställningar som ska förnyas sökas fram via ett antal parametrar:

	Sök beställningar
Pren. period	En metod att söka fram de tidigare beställningarna. T.ex. de beställningar som löper 20XX-01-01 till 20XX-12-31.
Förnyas före	En annan metod att söka fram beställningar. Ett datum som fungerar som samlingsbegrepp för de beställningar man vill förnya vid ett visst tillfälle. Fungerar som "nyckelord".
Enhet	Möjlighet att välja enhet vars beställningar ska tas fram för behandling. En eller alla kan väljas.
Ej kundgodkända	Kryssruta för att ange att man vill ha med de tidskrifter som inte har godkänts av kunden/låntagaren.
Kundgodkända	Kryssruta för att ange att man vill ha med de tidskrifter som har godkänts av kunden/låntagaren, t.ex. via OPAC-funktionen.
Markera alla	En kryssruta som före framsökningen kan markers och som innebär att samtliga beställningar automatiskt markeras för förnyad beställning i kolumnen Beställ. Enstaka rader kan sedan avmarkeras.
Välj	Här kan den typ av beställning väljas som ska behandlas. D.v.s. B-, C-, D- och/eller F-beställningar. B-beställningar och övriga bör behandlas separat. Bibliotek som enbart har biblioteksbeställningar kan utan problem välja Alla.
Tidskrift	Här visas titel på markerad tidskrift. Här kan man också ta fram en viss titel som först har sökts fram i katalogen. Den hämtas då in via knappen Aktuell.
Leverantör	En möjlighet att söka fram beställningar från viss leverantör.
Låntagare	En möjlighet att söka fram de beställningar som är knutna till en viss kund/låntagare.

Efter att gjort de urval som önskas hämtas beställningarna fram genom att klicka på Sök, Ctrl+F eller Enter.
 

Träfflista

I träfflistan visas varje beställning fram med en rad och följande uppgifter ges:

	Träfflista
Best.nr	Beställningens löpnummer. Tilldelas av systemet.
Beställ	Kryssruta för att markera att beställning av denna ska ske för kommande prenumerationsperiod.
Acceptera	B-beställningar är här automatiskt markerade, medan C-, D- och F-beställningar markeras av kund eller biblioteket.
KTYP	Visar om beställnignen är en B-, C-, D- eller F-beställning.
Enhet	Visar enhet där beställningen gjorts.
Pren. fr o m	Startdatum för prenumerationen.
Pren. t o m	Slutdatum för prenumerationen.
Förv. datum	Datum då beställning gjordes.
Titel	Tidskriftens titel
Lev. kod	Leverantör för beställningen
Antal	Antal prenumerationer i beställningen
Cirk.	Antal cirkulanter knutna till cirkulationslistorna på tidskriften.
Svar	Antal cirkulanter som har lämnat uppgift om fortsatt prenumeration under kommande period.
Namn	Namn på kund knuten till D- eller F-beställning.

Värden som gäller alla beställningar
De uppgifter som anges här kommer att sparas ner på samtliga framsökta beställningar som skapas för kommande period.
 

	Värden som gäller alla beställningar
Pren.period	Här anges den prenumerationsperiod som ska gälla för de nya beställningar som skapas.
Förnyelsedatum	Här anges det förnyelsedatum som ska skapas och kunna användas för nästa års arbete.
Budgetår	Budgetår som knyts till beställningarna. Normalt samma år som omfattas av prenumerationsperioden.

 

Värden som gäller markerad beställning
Här kan på motsvarande sätt anges uppgifter som ska gälla för förnyelsen av den beställning som markeras.
 

	Värden som gäller markerad beställning
Leverantör	Tidigare leverantör visas och kan ändras om prenumerationen tas från ny leverantör.
Konto	Tidigare konto visas och annat konto kan anges i stället.
Pris	Tidigare pris visas och nytt kan anges. Troligen den uppgift som oftast behöver ändras. OBS! Saknar betydelse om inte priset ska användas för ekonomisk uppföljning!
Projekt	Ev. tidigare visas och kan ändras.
Ordernr	Ev. tidigare visas och kan ändras.
Kommentar	Här kan en notering göras om t.ex. ändring av antal prenumerationer eller något annat som i nästa steg ska ändras i en enskild beställning. Uppgiften visas i sökresultatet i beställningsrutinen.

Dessa värden anges genom att markera de beställningar vars värden ska ändras successivt innan beställningarna sparas. Man ska alltså inte spara efter varje beställningsrad som behandlats utan först när samtliga beställningar har behandlats. Spara är alltså det sista momentet för framsökta beställningar.

Funktioner

I detta fönster finns ett antal rutiner under menyvalet Funktioner

• Skapa förfrågan. Detta skapar ett underlag för förfrågan om förnyelse som ska tillställas kunder/låntagare.
• Skicka förfrågan. Detta skickar förfrågan till låntagare/kunder med uppmaning att notera sina önskemål under de egna uppgifterna i OPAC
• Ta bort förfrågan. En funktion för att ta bort förfrågningar som skapats av misstag.
• Registrera/kontrollera svar. Här kan en viss låntagares beställningar av D- och F-beställningar tas fram och eventuellt markeras som accepterade av biblioteket.
• Kontrollera cirkulationsbeställning. Här kan resultatet av skickade förfrågningar om cirkulationsbeställningar kontrolleras. Vilka har svarat och vilka har inte svarat. Det är också möjligt att markera att kund har accepterat.