Påminnelser Påminnelser

Fönsterbeskrivning Påminnelser

Fönstret nås via: Arbeta med - Påminnelser
Kortkommando: Ctrl + R
Fönsterrubriker: Påminnelser
Funktioer: Söka fram försenade lån
                   Söka fram lån för Förvarning
                   Söka fram lån för Räkning
                   Verkställa utskrift
                    Göra återutskrift

När fönstret öppnas visas meddelandet Regeluppgifter saknas om det är så att det saknas inställningar i påminnelsereglerna för en viss enhet eller låntagarkategori. 
Det är inget felmeddelande, utan ett informationsmeddelande för att visa att de påminnelser som tas ut för den enhet eller låntagarkategori som inte har kompletta inställningar, så kommer resultatet sannolikt bli felaktigt.
 
Fönstret består av tre flikar:
 
1 - Urval 
2 - Inställningar 
3 - Återutskrift 
 
Oavsett flik så finns i bildens undre del följande flikar för sökresultat och utskriftsfunktioner:
 
a - Resultat 
b - Brev 
c - E-post 
d - SMS 
 

1 - Urval

Fliken används för det löpande arbetet och de olika urvalsmöjligheterna beskrivs här

  1-Urval
Förvarning Radioknapp som markeras när uttag av förvarning ska göras.
Påminnelse Radioknapp som markeras när uttag av påminnelse ska göras. När fönstret öppnas är detta förvalt.
Restlista Radioknapp för att markera att man vill göra en sökning som omfattar alla lån som har uppnått maximalt antal påminnelser. Restlistan är menat att vara ett internt arbetsmaterial, ett sätt att kunna ta fram en kontrollista för att t.ex. kunna ringa låntagarna innan man skickar räkning.
Räkning Radioknapp som markeras när uttag av räkning ska göras.
Enhet(er)

Möjlighet att i en dropplist välja en viss utlånande enhet vars försenade lån ska sökas fram. Observera att rutan till vänster om enhetsnamnet måste vara ibockad, det räcker inte att blåmarkera enhetens rad.
Om ingen enhet är ibockad så ingen begränsning, lån från alla enheter söks fram.
Till höger om rutan finns en blå ikon. Vid klick på ikonen så sparas de inställningar som gjorts, d.v.s. de enheter som markerats, för den användare som man är inloggad som. Nästa gång påminnelsefönstret öppnas så finns dessa inställningar kvar.

Återlämningsperiod En möjlighet att begränsa framsökningen till att enbart omfatta ett mindre intervall av återlämningsdatum.
OBS! I normal hantering avråder vi från att använda dessa, systemet plockar automatiskt fram de påminnelser som ska skickas ut.
Lånetyp En möjlighet att begränsa framsökningen till att enbart omfatta lån som är antingen Reserverade, Kortlån, Fjärrlån eller vanliga Normallån. Används oftast för att ta ut påminnelser på sådant som är reserverat av andra, för att få dessa återlämnade snabbare.
Låntagare Möjlighet att ta fram en enstaka låntagare för påminnelser. Sökning av låntagare kan ske med den specialsökning som beskrivs i rutinen Söka låntagare.
Låntagarkategorier Möjlighet att i begränsa framsökningen till enbart vissa kategorier. När fönstret öppnas är alla låntagarkategorier ibockade som förval.
Observera att låntagarkategorier med inställningen Ej påminnelse eller Ej räkning inte kommer få påminnelse respektiva räkning, även om de är ibockade här. I normalläget behöver man alltså inte ta bort bockarna.
Påminnelse nr En möjlighet att begränsa framsökningen till att enbart omfatta t.ex. första eller andra påminnelsen. Ange siffran 1 för första påminnelsen, siffran 2 för andra påminnelsen och så vidare.
Antalet påminnelser som skickas ut innan en räkning skrivs ut bestäms av inställningen Max antal påminnelser, på låntagarkategorin.
Skriv ut plac. info Markerar om placeringsuppgifterna på låntagaren (Låntagare - 2-Meddelande/övrigt) ska skrivas ut på påminnelser. Uppgifterna ersätter låntagarens adressuppgifter på utskriften.
Till höger om rutan finns en blå ikon. Vid klick på ikonen så sparas de inställningar som gjorts, d.v.s. de enheter som markerats, för den användare som man är inloggad som. Nästa gång påminnelsefönstret öppnas så finns dessa inställningar kvar.
Skriv till fil Markerar om påminnelser ska sparas som RTF-dokument för vidare behandling, istället för att skrivas ut direkt. Kryssrutan måste vara markerad innan framsökning för att funktionen ska kunna användas.
Vid utskrift till fil visas en dialogruta med valet om man vill ta med låntagarens personnummer i filen, för att t.ex. använda som räkningsunderlag till eventuell ekonomiavdelning.
Undanta regler Kryssruta för att markera att man vill göra en sökning som omfattar alla lån inom ramen för andra uppställda kriterier, t.ex. återlämningsdatum. Innebär att inga andra regler som satts i registerinställningar tillämpas vid sökningen.
Används endast i undantagsfall.

 

2-Inställningar

Här finns möjlighet att markera hur man vill skriva ut påminnelser och förvarningar (räkningar går alltid som brev).
 
är rutorna Brev och E-post ibockade, så får de låntagare som har en aktiv e-postadress sina påminnelser via e-post, övriga får som brev.
 
Om rutan SMS är ibockad, så finns det alternativ för hur prioriteringen ska ske:
 
  • Alltid om mobilnummer finns innebär att SMS kommer först. Låntagare som har både mobilnummer och e-postadress får sina påminnelser och/eller förvarningar som SMS. Låntagare utan mobilnummer får det som e-post och övriga får brev. 
  • Enbart om e-postadress saknas innebär att e-post kommer först. Låntagare som har både mobilnummer och e-postadress får sina påminnelser och/eller förvarningar som e-post. Låntagare utan e-postadress får SMS och övriga får brev. 
Om valen under fliken Inställningar ska användas vid uttag av påminnelser eller förvarningar, sätt inställningarna innan framsökningen görs.
 
Om ni t.ex. vill använda SMS för förvarning men inte påminnelser, ta bort bocken i rutan SMS innan ni tar ut påminnelserna. Om ni vill använda e-post för första påminnelsen men inte andra, ta bort bocken i rutan e-post innan ni tar ut påminnelse nummer två.
 
Rutan Föredra utskrift med används endast om man köpt kuvertering som är en tilläggstjänst.
 

3-Återutskrift

Används för att göra en ny utskrift av redan utskrivna påminnelser om något gått fel.
 
Precisering kan göras genom att välja datum för tidigare utskrift, och kombinera sign (libraanvändare) och/eller typ (brev eller e-post). Utifrån val av referensnummer kan sedan återutskrift göras.
 
Om rutan Räkning bockas i, så kan återutskrift av räkning göras.
 
Om rutan Bildskärm bockas i, så visas påminnelsen eller räkningen som en bild på skärmen istället för att skrivas ut.
 
Mer information finns under rutinen Återutskrift.
 
 

a-Resultat

Efter framsökning visas under denna flik alla försenade lån enligt givet regelverk. Resultatet kan sorteras om genom att klicka i rubriklisten. 
 
Typ visar vilken typ av lån det gäller, och därmed vilka inställningar som används:
 
  • Res - titeln är reserverad av andra låntagare på samma enhet) 
  • Kort - kortlån 
  • ILL - fjärrlån 
  • N - vanligt normallån 
Om en påminnelse innehåller lån med flera av dessa, t.ex. om en låntagare har ett föresenat kortlån, ett försenat normallån och ett försenat lån där det finns reservationer, då kommer inställningarna gälla för den "skarpaste" av dessa typer - i praktiken kommer den inställda texten för kortlån att skrivas ut på den påminnelsen.
 
Antal är nummer på den påminnelse som kommer att skickas. 1 i kolumnen innebär alltså att det är första påminnelse som kommer att skickas ut.
Avgift är övertidsavgift som kommer att utgå om lånet återlämnas idag.
Sista kolumnen visar hur påminnelsen kommer att skickas enligt reglerna.
 
Om det i resultatlistan finns rader som inte ska skickas ut så kan kryssrutan Und användas för att undanta påminnelse helt på dessa lån. Bocka i dessa rader och tryck Enter eller Ctrl + F igen för en ny framsökning. Dessa rader tas då bort helt och förvarningen, påminnelsen eller räkningen kommer inte tillbaka vid framtida framsökningar. När påminnelser undantas, så kan detta inte ångras. Undantaget är alltså en permanent markering att detta lån inte ska få någon påminnelse.
 
När räkning söks fram visas uppgiften Ers (ersättningsbelopp) istället för kolumnen Avgift.
 
Om man väljer Skriv ut när denna flik är aktiv, så skrivs en kontrollista ut. 

b-Brev

Här visas de låntagare ur sökningen som kommer att kontaktas via brevutskrift.
OBS! En rad per låntagare. Lånen från flik a-Brev sorteras ihop.
Utskrift sker från den här fliken med kortkommando Ctrl + P.
 
Det måste finnas en adress, eller rättare sagt något inlagt i adressfältet på låntagaren för att man ska kunna skriva ut en påminnelse i brevform. Finns ingen adress står det AdrMiss i resultatet.
 

c-E-post

Här visas de låntagare ur sökningen som kommer att kontaktas via e-post.
Kortkommando Ctrl + P används för att skicka iväg e-posten.
 

d-SMS

Här visas de låntagare ur sökningen som kommer att kontaktas via SMS.
Kortkommando Ctrl + P används för att skicka iväg SMS-meddelandena.