Förvärv Förvärv

Beställning: fönsterbeskrivning

Fönstret nås via: Arbeta med - Beställning
Kortkommando: Ctrl + 7
Fönsterrubriker: Beställning
Funktioner:
  • Beställa monografier
  • Beställa tidskrifter
  • Söka beställningar
  • Ändra beställningar
  • Ta bort beställningar
  • Hantera leverantörer

Beställningsfönstret består av flera flikar som dels hanterar sökning av beställningar, presentation av sökresultat och information om varje enskild beställning. Dessutom finns särskilda övergripande flikar för hantering av leverantörer, valutor och inköpsförslag.

De olika flikar som ingår i fönstret Beställning är:

  • 1-Beställning med underflikarna:
    • z-Sökvillkor
    • x-Resultat
    • a-Beställning
    • b-Sida 2
    • c-Egna kommentarer
    • d-Leverantörskommentarer
    • e-Utgivning
    • f-Rekl. uppg.
    • g-Historik
  • 2-Leverantörer med underflikarna
    • h-Kontakt
    • i-Kommentarer
    • l-Upplagd/ändrad
  • 3-Valutor

1 - Beställning

Gemensamt för beställningsfliken är att under rubriken Kataloginfo finns uppgift om den bopk man för tillfället arbetar med eller har sökt fram eller där man för en helt ny titel som saknas i katalogen kan skriva in kortfattad bibliografisk information för att kunna knyta till en viss beställning.
Om nya uppgifter skapas där lagras dessa på motsvarande marc-fält och kan senare kompletteras med bibliografisk information genom vanlig katalogisering.

övriga uppgifter på fliken kommenteras nedan under respektive underflik.

OBS! Efter en sökning kan detaljfönstret för beställning lyftas in eller ut ur bilden med kortkommando F3!

z - Sökvillkor

Fliken används för att söka beställningar. Samtliga fält kan kombineras beroende på vilka beställningar som önskas. De olika sökfälten är:

  z-Sökvillkor
Typ Dropplist för att välja om sökningen ska avse allt material eller enbart monografier, tidskrifter eller övrig periodika
Best.nr Möjlighet att söka på det löpnummer som systemet ger varje enskild beställning.
Enhet Dropplist för att välja en viss enhet.
Leverantör Dropplist för att välja en viss leverantör
Status Dropplist för att välja om sökningen ska avse alla beställningar eller enbart de som har en viss status. Alternativen är Förslag, Preliminära och Definitiva.
Leveransstatus Dropplist för att välja om sökningen ska avse Alla beställningar, eller enbart de som är Ej levererade eller Levererade.
Best.datum Här kan en begränsning göras för datum när beställningar har gjorts. Aktiveras genom att markera i kryssrutan och sedan välja datum.
OBS!  Beställningsdatum påverkas inte om ändringar görs i beställningen i ett senare skede!
Typ (BCDF) Möjlighet att begränsa sökningen till biblioteksbeställningar (B), cirkulationsbeställningar (C), distributionsbeställningar (D), förmedlingsbeställningar (F) eller en kombindation av C, D och F.
Lev.datum Möjlighet att begränsa sökningen till beställningar leverans inom ett visst intervall.
Ber. lev. datum Möjlighet att begränsa sökningen till beställningar som har ett beräknat leveransdatum inom ett visst intervall.
Pren. period Möjlighet att begränsa sökningen till tidskriftsbeställningar som har en prenumerationsperiod inom ett visst intervall.
Artikelnummer Möjlighet att söka efter ett specifikt artikelnummer på beställningen.
Konto Dropplist med tillgängliga konton för beställningar. Konton för beställningar anges under Enhetsregister - 6-Konton, välj Beställning.
Internetbest. Används för MediaDirekt. Inte implementerat i nuvarande version (6.5).
Ordernummer Om beställningen har knutits till ett viss ordernummer är detta sökbart. En order kan t.ex. omfatta ett antal separata beställningar.
Projekt En beställning kan knytas till ett särskilt projekt och sökas här.
MediaLink Droplist för att använda MediaLink-listor. Rutan visas enbart om tilläggsprodukten MediaLink är installerat i systemet.
Position Möjlighet att begränsa en MediaLink-lista till en viss position i listan. Rutan visas enbart om tilläggsprodukten MediaLink är installerat i systemet.
Författare Möjlighet att söka efter beställningar utifrån författarinformationen i beställningar.
Titel Möjlighet att söka efter beställningar utifrån titelinformationen i beställningar.
ISBN Möjlighet att söka efter beställningar utifrån ISBN/ISSN i beställningar.
Stående order Möjlighet att begränsa sökningen till enbart stående ordrar.
Externnummer Möjlighet att söka efter beställningar utifrån externnummer. Automatiskt högertrunkerat, så sökningen kan ske även utan checksiffror/tecken.
Katalogid Möjlighet att söka efter beställningar utifrån idnummer för katalogpost som beställning är knuten till.

OBS! Sökningar av beställningar kan naturligtvis göras med många olika utgångspunkter, men mycket ofta bör en sökning i praktiken begränsas till Defenitiva och Ej levererade beställningar och gärna också till monografier eller tidskrifter för att inte ge för mycket "brus" i svaret!

x - Resultat

Resultatet redovisas i en lista med en rad för varje beställning. Uppgifterna i listan torde vara självklara. Några klarlägganden:

  x-Resultat
Best.nr Löpnummer som tilldelas varje beställning som sparas.
Status Defenitiv, preliminär eller förslag.
OBS! Om ingen begränsning har gjorts i urvalet kommer det i princip för varje defenitiv beställningsrad att visas också en förslagsrad!
KTYP Här visas om beställningen är en biblioteksbeställning, eller är avsedd för cirkulation, distribution eller förmedling.
Enhet Vilken enhet som beställningen gäller.
Författare Författarinformation i beställningen.
Titel Titelinformation i beställningen.
Orderdatum Datum för när beställningen skapades.
Ber. Beräknat leveransdatum för beställningen.
Lev.datum Datum då beställning blev inlevererad.
Lev.kod Leverantörskod.
Antal Hur många exemplar beställningen gäller.
Kommentar Uppgift från rutan Egen kommentar på beställningen.

En rad i sökresultatet visas i detaljfönstrets flikar för beställning som kan lyftas in och ut med kortkommando F3.

Medialinkbeställningar

Visar uppgifter för eventuella beställningar utifrån MediaLink-listor som gjorts nyligen.
 

a - Beställning

 

Fliken beställning innehåller de fält som i de flesta fall behöver anges vid en beställning. Fält markerade med * är obligatoriska. Flik b - Sida 2 innehåller kompletterande information som kan vara viktig för vissa kunder/vissa beställningar.

  a-Beställning
Best.nr Löpnummer som automatiskt tilldelas varje beställning som sparas.
Datum Datum när beställningen görs. Sparas automatiskt.
Enhet Enhet till vilket beställningen görs. Obligatorisk uppgift. Väljs i dropplist.
Avdelning Avdelning som beställningen knyts till. Obligatorisk uppgit om avdelning används. Väljs i dropplist.
Lokal placering Dropplist där lokal placering kan väljas. Alternativ till fri placering.
Fri placering Valfri placeringstext kan anges. Alternativ till lokal placering.
Lånetid Lånetid kan knytas till beställningen.
Antal Antal exemplar som beställs med alla uppgifter gemensamma. Obligatorisk uppgit.
Leverantör Dropplist för att välja leverantör. Obligatorisk uppgift. Om ingen leverantörsuppgift önskas kan en pro forma-leverantör skapas som används i alla beställningar.
Konto Väljs i dropplist. Obligatorisk uppgift. Om inget konto önskas skapas ett pro forma-konto som används i alla beställningar.
Beräknad lev. Anges om möjligt. Kryssruta markeras och datum anges.
Pris Anges om systemet ska användas för kontroll av medelsförbrukning.
Budgetår Ange det år till vilket beställning ska knytas. Innevarande år föreslås automatiskt. Viktigt att tänka på i anslutning till årsskiften.
Status Status på beställningen. Väljs från dropplist. Alternativen är förslag, preliminär eller definitiv. Om en beställning med status förslag eller preliminär sparas frågar systemet om beställningen ska göras definitiv.
Cirkulation Kryssruta för att markera om en beställning avser cirkulationsbeställning. Används i första hand i anslutning till tidskriftsbeställningar.
Kund Här kan kund/låntgare väljas för cirkulations-, distributions-  och förmedlingsbeställningar. Låntagare kan sökas fram med den speciella låntagarsökningen.
Tag bort Knapp för att ta bort kund som felaktigt knutits till en beställning.
Inlevereras Markeras för biblioteks-, cirkulation- och distributionsbeställningar. Kryssrutan är markerad som standardvärde.
Direktleverans Kryssruta som markeras om beställningen ska inlevereras i ett och samma moment som beställningen görs.
L-nummer Markeras om L-nummer ska användas vid direktleverans.
Exemplarnummer Här anges exemplarnummer/streckkod vid direktleverans om inte L-nummer används.
Hyllsignum Här angs hyllsignum som ska knytas till exemplaret. Om hyllsignum finns på katalogposten visas det fram som förslag.
Spara ryggetikett Kryssruta för att markera att uppgifter för utskrift av ryggetikett ska sparas.

b - Sida 2

En flik för kompletterande information som kan knytas till en beställning.

c - Egna kommentarer

Fliken innehåller enbart två textfält med de tydliga rubrikerna Egen kommentar respektive Inleveranskommentar. 

Egen kommentar
Kan användas för alla de kommentarer man kan behöva göra i anslutning till en beställning. Uppgifterna är enbart tillgängliga på den beställning den har lagts.

Inleveranskommentar
Här kan kommentarer läggas in som man vill ska synas i samband med inlevernas av beställningen. Den visas då mycket tydligt.

d - Leverantörskommentar

Fältet består enbart av ett större textfält där en kommentar som man vill ska läggas in på en beställningsutskrift när en beställning skickas från LIBRA.SE till leverantören.

e - Utgivning

En flik som enbart kan används i samband med beställning av tidskrifter.

Utgivningsmönstret är knuten till själva titeln, och är samma oberoende av kalenderår, prenumerationsperiod eller vilken biblioteksenhet det gäller.

  Utgivning
Skapa inte utgivningsförslag Ibockad ruta innebär att Libra bara tittar på de häften som finns och inte försöker förutsäga den framtida utgivningen utifrån ett utgivningsmönster. Libra kommer då inte att skapa några framtida häften, utan bara föreslå hur nästa häfte ser ut vilket gör större flexibilitet. Om denna ruta är ibockad så behöver man bara fylla i Antal nr/år samt Startnummer.
Antal nr/år Hur många nummer som tidskriften generellt sett ger ut på ett år.
Namn 1, 2, 3 Häftesnamn i olika nivåer som föreslås vid inleverans.
Startnr Det nummer som ett första häfte under kalenderåret kommer att få.
Löpande Ibockad ruta innebär att utgivningen är löpande så att häftesnumreringen inte börjar om från början vid nytt kalenderår. Intervall kan inte kombineras med Löpande.
Brytnivå Hur många nummer som ska komma innan nästa nummerserie. Sätts i praktiken nästan alltid till 1.
Intervall Ett tak för hur högt numreringen ska gå innan den börjar om. Intervall kan inte kombineras med Löpande.
Startdatum När biblioteket började prenumerera på tidskriften, d.v.s. vilket datum som utgivningsmönstret ska räknas ifrån. Kom ihåg att utgivningsmönstret är gemensamt oavsett enhet eller kalenderår, så detta datum behöver normalt sett inte ändras.
Visa förslag Vid klick på knappen så visas en lista på hur utgivningsmönstret kommer se ut. Det är en hjälp att förstå resultatet i praktiken utifrån de val som har gjorts.
Skapa inte utvigningsförslag för några tidskrifter Knapp som ser till att "Skapa inte utgivningsförslag" blir ibockad på alla tidskriftsbeställningar, för att slippa göra det manuellt. Knappen visas enbart för systemadministratörer.

f - Rekl. uppg.

En flik för att registrera uppgifter som ska användas för reklamation av just den aktuella beställningen.
OBS! Standardvärden för reklamationer ställs in i enhetsregistret under fliken h-Reklamation och behöver bara registreras här när andra värden önskas för en specifik beställning!

  f-Rekl. uppg.
Reklamera automatiskt Kryssruta för att markera att reklamation ska initieras av LIBRA.SE
dagar efter förväntat leveransdatum Ange det antal dagar som ska passera efter förväntat leveransdatum innan reklamation ska skrivas ut.

g - Historik

Under den här fliken samlas historik om beställningen. Ej implementerad i nuvarande version (6.5)

 

2 - Leverantörer

Leverantörsregistret är en nödvändighet eftersom varje beställning måste vara knuten till en specifik leverantör.

Leverantörsregistret består av en lista över alla leverantörer som alltid visas i vänsterkanten varje gång man går in på leverantörsfliken. Den leverantör man vill arbeta med markeras och detaljuppgifter visas under ett antal flikar till höger. I listan över leverantörer presenteras dessa i bokstavsordning efter leverantörskoden.

 

h - Kontakt

Fliken kontakt är huvudflik i leverantörsregistret och innehåller namn och adressuppgifter.

Adress och telefonnummer registreras med samma metodik som beskrivs för låntagarregistret.  Varje leverantör måste knytas till ett språk, en valuta och ett konto.

  h-Kontakt
Sökkod Ett kortnamn eller kod för leverantören.
Id Ett unikt idnummer för leverantören som systemet skapar automatiskt.
Namn Leverantörens namn.
Kontaktperson Möjlighet att ange bibliotekets kontaktperson hos leverantören.
Webbsida Möjlighet att ange en URL till leverantörens hemsida.
Fax Möjlighet att ange ett faxnummer till leverantören.
Valuta Möjlighet att ange vilken valuta leverantören använder. I nuvarande version (6.5) kan man enbart ha ett val för valuta.
Rabatt Möjlighet att ange vilken generell rabatt man får hos leverantören.
Medialink Används för att markera den leverantör som ska föreslås för beställningar gjorda utifrån MediaLink-listor. Om man har tilläggsfunktionen MediaLink så måste en leverantör vara markerad.
Agent Möjlighet att markera att leverantören är en agent som samlar utgivningar från flera olika förlag.
Vårt kundnr Möjlighet att ange bibliotekets kundnummer hos leverantören.
Leveranstid Används för att räkna ut den beräknade leveranstiden för beställningar utifrån hur lång tid det generellt tar till leverans för leverantören. Ange gärna detta på leverantörerna, eftersom det underlättar för varje beställning från leverantören framöver för att få ungefärliga datum automatiskt.
Språk Möjlighet att ange språk som gäller i kommunikation med leverantören. Språken som visas i droplistan anges under Gemensamma register - 2-Språk.
Adresser Möjlighet att ange beställnings-, faktura- och reklamationsadress till leverantören.
Tfn/e-post Möjlighet att ange telefonnummer, e-postadress och mobilnummer till leverantören.

i - Kommentarer

Två olika kommentarfält finns här. Dels för Egna kommentarer av generell art om leverantören och dels en Kommentar som kan bifogas beställningar till leverantören.

 

l - Upplagd/ändrad

Uppgifter om när leverantörsposten skapades och ändrades.

 

3 - Valutor

Ej implementerad i nuvarande version